El gobierno nacional emitió el Decreto 090 de 2018 el cual modifica el ámbito de la obligación de registro de las bases de datos y amplia el plazo para dicho registro, pues en los términos del mismo decreto se busca “reducir el universo de vigilados que deben cumplir con la especial obligación de registrar sus bases de datos”.

La norma original Art. 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 del 2015, establece que están obligados a registrar las bases de datos todas las personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada, en el territorio colombiano o fuera de él, lo que implica que toda persona que tenga una base de datos en el que lleve información de personas naturales estaba obligada al registro.

El proyecto modifica esto y límita la obligación de registrar las bases de datos a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que posean activos superiores a los 100.000 UVT ($3.315.600.000)  y a las personas jurídicas de naturaleza pública sin consideración a su tamaño en activos.

Adicionalmente el decreto extiende el plazo para el registro de las bases de datos con el siguiente calendario:

Obligados Activos Totales Inscripción
Sociedades y ESALES: > 610.000 UVT Hasta el 30 de septiembre de 2018
Sociedades y ESALES: > 100.000 y hasta 610.000 UVT Hasta el 30 de noviembre de 2018
Personas jurídicas públicas: Hasta el 31 de enero de 2019

Adicionalmente el decreto aclara que si en el futuro son creadas nuevas bases de datos, las personas obligadas a su registro deben hacerlo en el plazo de dos (2) meses luego de su creación.

Es importante aclarar que esta modificación no significa que las personas jurídicas, sociedades y entidades sin ánimo de lucro, con activos inferiores a 100.000 UVT no queden obligadas por el régimen de protección de datos personales, sino que simplemente no están obligadas a registrar las bases de datos, pero deben cumplir con las demás normas del sistema y garantizar los derechos del títular, así como un manejo adecuado y seguro de las bases que posean, para evitar su uso indebido.