Con el fin de establecer los beneficios de sus actividades, las medidas de control y contar con medios probatorios sobre sus transacciones, los comerciantes deberán proceder a efectuar el registro de los movimientos en forma detallada, para posteriormente presentarlos resumidos en sus diferentes elementos. De esta manera surgen los libros contables que dependiendo de las necesidades se realizan con un grado de detalle diferente, unos de resumen y otros de detalle o auxiliares y por otra parte están los libros de actas y de accionistas.
Tanto las sociedades de responsabilidad limitada como las sociedades por acciones, están obligadas a llevar un libro de registro de sus socios o accionistas. De conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 195 del Código de Comercio, las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones; en él se anotarán también los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas.
Por su parte, el artículo 130 del Decreto 2649 de 1993, preceptúa que los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.
Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, estos movimientos.
Del estudio de las normas antes descritas, se desprende que es obligación de las sociedades por acciones de llevar un libro de registro de accionistas, debidamente inscrito en el registro mercantil, en que se debe anotar el nombre, nacionalidad, domicilio, documento de identificación y número de acciones que cada uno posea, así como los embargos, gravámenes y enajenaciones que se hubieren efectuado y los datos de los títulos.
Dicho libro puede llevarse por medios mecanizados o electrónicos, en todo caso, registrados en la cámara de comercio del domicilio social, en los cuales no solamente se deben consignar la información a que alude el párrafo precedente sino los movimientos diarios relacionados con la negociación de tales acciones. De tal manera que si una empresa utiliza medios electrónicos o software para llevar el movimiento accionario o social como inscribir las acciones, los títulos expedidos, etc. (artículo 195 C.Co.), es obligatorio que dicha información necesariamente esté transcrita en el Libro de Accionistas o Socios “físico”.
Este libro debe registrarse en la Cámara de Comercio o ante la autoridad competente del domicilio principal de la sociedad.
Ahora bien, reconociendo que las Sociedades por Acciones Simplificadas-S.A.S. (establecidas con la Ley 1258 de Diciembre de 2008) son el tipo societario de moda en los años más recientes, es importante preguntarse si dichas S.A.S., cuando pertenezcan a un solo accionista y teniendo las características de una microempresa, estarían o no obligadas a llevar el libro con el que se lleva el control de quiénes son los dueños de la empresa y que es al que hace referencia el numeral 2 del parágrafo del artículo 125 del Estatuto Tributario.
Aquí es importante anotar que solo las “Empresas unipersonales” están exentas de llevar libro de socios. Lo cual hace que la SAS aunque tenga un solo accionista, sí deben llevar su libro de registro de accionistas y llevar registro de las acciones que corresponden a ese socio único.
Y es que se debe recordar que las S.A.S, a diferencia de las Empresas Unipersonales, no solo pueden llegar a tener más de un accionista, sino que su capital social está expresado en acciones, las cuales son títulos negociables, y que cuando se venden o ceden, dicha operación solo producirá efectos en el momento en que se registre la misma en el libro de registro de accionistas. Además, la Ley 1258 de 2008, en sus artículos 22 y 37 exige que aun cuando la S.A.S. sea de un solo accionista también debe llevar libros de actas para asentar allí sus decisiones y sus aprobaciones de estados financieros, entonces, aunque la propia Ley 1258 de 2008 no lo dijo claramente, las S.A.S siempre, aunque sean de un solo accionista, también tendrán que llevar el libro de registro de accionistas.